Studievalg behandler personoplysninger, når unge og voksne henvender sig til Studievalg for at få vejledning eller deltage i arrangementer arrangeret af Studievalg.

Studievalg modtager personoplysninger, når unge og voksne booker tid til vejledning eller til arrangementer. Det kan være både via bookingsystem, telefonisk eller via e-mail. Når bookingen er bekræftet, sendes en mail til den mailadresse, den vejledningssøgende har opgivet.

Formål og retsgrundlag
Der behandles personoplysninger for at besvare henvendelserne og for at have mulighed for at tage kontakt til den enkelte ved afbud eller lignende.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der kontakter Studievalg. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i henvendelsen.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger til et af de lokale syv vejledningscentre, for at de kan bidrage til at besvare en konkret henvendelse.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til Studievalg.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne slettes 14 dage efter deltagelse i arrangement/vejledning.

Studievalg behandler personoplysninger, når unge fra uddannelsesstederne henvender sig til Studievalg for at booke tid til vejledning på deres respektive skoler.

Studievalg modtager personoplysninger, når unge booker tid til vejledning. Dette er typisk via bookingsystemet, men kan også være telefonisk eller via email. Når bookingen er bekræftet, sendes en mail til den mailadresse, den unge har opgivet.

Formål og retsgrundlag
Studievalg behandler personoplysninger for at besvare henvendelserne og for at have mulighed for at tage kontakt til den enkelte ved afbud eller lignende.

Derudover behandles der oplysninger for, at den unge kan få godskrevet det fravær, som han/hun måtte have haft for at kunne deltage i booket vejledning.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der kontakter Studievalg.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger (hvor skolerne måtte ønske det) til den respektive skoles fraværsansvarlige omkring den unges fremmøde til vejledningen. Dette gøres for, at den unge kan få godskrevet sit fravær. Oplysningerne videregives kun i de tilfælde, at der er samtykke fra den unge hertil.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til Studievalg.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne gemmes ikke.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med statistiske undersøgelser.

Studievalg foretager i en række sammenhænge mindre undersøgelser om forhold inden for Studievalgs område. Der behandles personoplysninger som led i undersøgelserne. Personoplysningerne er oftest skjult, således at oplysningerne ikke umiddelbart kan henføres til personer under undersøgelserne.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne gennemføre en undersøgelse om et givent emne – fx evaluering af et arrangement, oplæg eller screening forud for vejledning.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i statistiske undersøgelser er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, og databeskyttelseslovens § 10. I visse tilfælde er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, om samtykke.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om forskellige kategorier af personer, herunder vejledningssøgende, studerende mv.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler forskellige typer af oplysninger som led i statistiske undersøgelser, f.eks. oplysninger relateret til vejledning. Der er i de fleste tilfælde tale om almindelige oplysninger, men Studievalg kan også behandle følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Vi deler aggregerede resultater af undersøgelsen med vores samarbejdspartnere i fuldt anonymiseret form, hvilket betyder, at du ikke kan identificeres på baggrund af spørgeskemaundersøgelsen. Vi videregiver dermed ikke dine personoplysninger til andre udenfor organisationen.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger kan stamme fra forskellige kilder, f.eks. fra den registrerede person eller fra Danmarks Statistik.

Opbevaring af personoplysninger
Tidsrummet for opbevaring af personoplysninger afhænger af formålet med den konkrete undersøgelse. Oplysninger slettes tidligst muligt, uden at formålet forspildes.

Retten til at trække samtykke tilbage
Når behandlingen er baseret på samtykke fra den registrerede, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte Studievalg herom. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen. Du kan trække dit samtykke tilbage på databeskyttelse@studievalg.dk

Når du søger en stilling hos Studievalg Danmark, behandler vi dine personoplysninger for at kunne ansætte den bedst egnede ansøger i stillingen og for at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen.

Ansøgninger skal sendes gennem det elektroniske ansøgningssystem via stillingsopslagene på vores hjemmeside (Statens Rekrutteringsløsning).

Du bliver i løbet af ansøgningsprocessen bedt om at give dit samtykke til, at dine oplysninger behandles og gemmes i seks måneder.

Dataansvarlige

Studievalg Danmark (som ansættelsesmyndighed) og Økonomistyrelsen (som systemforvalter for Statens Rekrutteringsløsning) er fælles dataansvarlige for de personoplysninger, der behandles om dig i forbindelse med din ansøgning.

Det fælles dataansvar er nærmere beskrevet i cirkulæreskrivelse CIS nr. 9223 af 23/03/2018 om fælles dataansvar vedrørende Moderniseringsstyrelsens (nu Økonomistyrelsen) fællesoffentlige systemer.

Brug af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til det formål at besætte opslåede stillinger med kvalificerede kandidater, samt med henblik på at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen. Din ansøgning vil være tilgængelig for ansættelsesudvalget på den aktuelle stilling samt for HR’s medarbejdere. Du kan kontakte den ansættende leder eller hr@studievalg.dk, hvis du ønsker at vide, hvem der sidder i ansættelsesudvalget ved den pågældende rekruttering.

Derudover kan Økonomistyrelsen benytte aggregerede data (f.eks. uddannelsesbaggrund eller annonceringskanaler) til det formål at udvikle og optimere Statens Rekrutteringsløsning.

Som en del af rekrutteringsprocessen kan vi indhente oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder. I dette tilfælde vil du blive orienteret om, hvilke kategorier af oplysninger, der er indsamlet, samt hvorfra de er indsamlet.

Hvis der indhentes referencer som led i ansættelsesprocessen, behandler vi personoplysninger om dig fra tidligere og nuværende arbejdsgivere. Vi vil altid bede om samtykke til at indhente referencer.

Hvis du i ansøgningen sætter kryds ved, at du er omfattet af reglerne i bekendtgørelse om ”kompensation til handicappede i erhverv mv.”, vil vores behandling af dine personoplysninger også ske med henblik på, at vi kan dokumentere, at vi overholder vores arbejdsretlige forpligtelse særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.

Det er ikke lovligt for os, at behandle oplysninger vedrørende din alder, jf. forskelsbehandlingslovens § 5, stk. 2. Vi frabeder dig derfor at oplyse om dette i dit ansøgningsmateriale.

Kategorier af personoplysninger vi behandler om dig

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger såsom identifikations- og kontaktoplysninger samt de andre oplysninger, du taster ind i systemet, eller som fremgår af de dokumenter, du vedhæfter. Herudover, behandler vi også oplysninger vedrørende din faglige kvalifikation, herunder uddannelse, tidligere beskæftigelse eller stillingsbetegnelser.

Vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer i de tilfælde, hvor du har angivet dette i din ansøgning, f.eks. hvis du ikke har overstreget disse i dine eksamenspapirer.

Følsomme personoplysninger

Vi behandler følgende følsomme personoplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning:

• Helbredsoplysninger (såfremt du i ansøgningen sætter kryds ved, at du er omfattet af reglerne i bekendtgørelse om ”kompensation til handicappede i erhverv mv.”)
• Øvrige følsomme personoplysninger, som du selv angiver i din ansøgning og CV. Hvilket vi som udgangspunkt fraråder, at du gør.

Retsgrundlaget for behandlingen

• Hvis der er blevet givet samtykke til, at dine oplysninger må benyttes til rekruttering, vil dette ske på baggrund af dit samtykke i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b - nødvendigt af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, du er part i.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e - offentlig myndighedsudøvelse.

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger) behandles med hjemmel i:  

• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og artikel 6, stk. 1, litra b - nødvendigt for at vi kan overholde vores arbejdsretlige forpligtelse, særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.  
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 6, stk. 1, litra e - nødvendigt for at vi kan fastlægge eller forsvare et retskrav eller gøre dette gældende; særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.

Hvis du under afsnittet ”Øvrige oplysninger” har angivet ”ja” til, at der i forbindelse med ansættelsesprocessen må indsamles oplysninger om dig fra tidligere og nuværende arbejdsgivere som led i indhentning af referencer, vil dette ske i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e – offentlig myndighedsudøvelse.

Modtagere af dine personoplysninger 

Vi kan overlade dine personoplysninger til tredjeparter, som hjælper os med ansættelsesprocessen. F.eks. eksterne udbydere, der laver personlighedstests i forbindelse med rekruttering af ledere. 

Vi kan videregive dine personoplysninger til offentlige og juridiske instanser, hvis vi er forpligtet til det. Det kan f.eks. være oplysninger, der skal videregives til din bopælskommune, hvis du har angivet, at du ønsker at benytte din fortrinsret i henhold til reglerne om kompensation til handicappede i erhverv mv. eller oplysninger, der skal videregives til din skole, hvis du har søgt en elevplads.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i Statens Rekrutteringsløsning i op til 6 måneder, medmindre du specifikt udtrykker ønske om forlængelse. I så fald vil opbevaringsperioden forlænges med endnu 6 måneder.

Hvis du accepterer en invitation til en ansættelsessamtale, vil dit navn blive gemt i Studievalg Danmarks journalsystem for at dokumentere ansættelsesprocessen. Oplysningen vil blive opbevaret så længe, der er et retligt eller administrativt behov herfor.

Hvis der skal forhandles med et jobcenter vedrørende en kandidat, der har fortrinsret, bliver dette journaliseret i vores sagsbehandlingssystem. Dette sker med henblik på at dokumentere, at vi overholder vores retlige forpligtelse. Dine oplysninger vil i så fald blive opbevaret så længe, der er et retligt eller administrativt behov herfor.

Hvis du bliver tilbudt ansættelse gemmer vi din ansøgning inkl. bilag i sin helhed i Studievalg Danmarks journalsystem i din personalemappe uden skelen til, om der er angivet følsomme oplysninger i dokumenterne.

Dine rettigheder

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, har du ret til at:

• Bede om indsigt i oplysninger, der behandles om dig.
• Bede om at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget eller få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
• Bede om at få slettet oplysninger om dig.
• Bede om at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Bede om at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
• Gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
• Klage til Datatilsynet over behandlingen af dine oplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på nedenstående måder.

Kontaktoplysninger

Ansættelsesmyndighed:

Studievalg Danmark

Amfipladsen 6, 1. sal

5000 Odense C

hr@studievalg.dk 

Systemforvalter på Statens Rekrutteringsløsning:

Økonomistyrelsen

Landgreven 4

1301 København K

oes@oes.dk

Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til Studievalg Danmarks behandling af dine personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforløbet, er du velkommen til at kontakte Studievalg Danmarks databeskyttelsesrådgiver, Kenneth Mikkelsen. Databeskyttelsesrådgiveren har bl.a. til opgave at rådgive om persondatareglerne og overvåge Studievalg Danmark efterlevelse af reglerne. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:

E-mail: kenneth.mikkelsen@deic.dk

Hvis du har spørgsmål til Økonomistyrelsens (som systemforvalter for Statens Rekrutteringsløsning) behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Økonomistyrelsens databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte styrelsens databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

E-mail: dpo-fm@statens-it.dk

Behandling af oplysninger efter ansættelse

Hvis du ansættes som medarbejder, behandler vi personoplysninger, fordi vi skal kunne dokumentere en korrekt behandling af det ansættelsesmæssige forhold.

Følgende kan i løbet af din ansættelse behandle dine oplysninger

Internt i Studievalg Danmark

• Ledelsen for den konkrete medarbejder
• HR-medarbejdere
• Administrative medarbejdere (ift. budgetter og diverse administrative systemer til f.eks. tidsregistrering, kørselsregnskaber og udlæg)

Eksternt

• Andre myndigheder, f.eks. Statens Administration (Lønudbetaling), Koncern HR i Uddannelses- og Forskningsministeriet (juridisk bistand), Økonomistyrelsen (budget) og andre ministerier (ressortændringer), SKAT, Udbetaling Danmark, samt jobcentre i kommunerne og andre forvaltninger i kommunerne (i forbindelse med dagpengerefusioner og ansættelse på særlige vilkår), ATP, NemKonto, Arbejdsmarkedets Feriefond, Feriekonto, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Arbejdsmarkedets Elevrefusion, den statslige Fleksjobordning (i forbindelse med ansatte i fleksjob), Rigsrevisionen og den statslige barselsfond

• Anden aktør iht. beskæftigelseslovgivningen
• Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber
• Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer
• Tjenestemændenes Låneforening (kun tjenestemænd med lån hos Låneforeningen)
• Kammeradvokaten (i forbindelse med juridisk bistand)
• Formålet med behandlingen af personoplysninger og retsgrundlag

Formålet med at behandler vi personoplysninger er, at vi skal kunne dokumentere en korrekt behandling af det ansættelsesmæssige forhold.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. – c., art. 9, stk. 2, litra a. og f., samt databeskyttelsesloven §§ 6 og 11-12.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med kontakten med Studievalgs interessenter mv.

Studievalg har en bred kontakt med bl.a. skoler, pressen, virksomheder, interesseorganisationer og andre myndigheder. Kontakten indebærer behandling af personoplysninger, bl.a. kontaktoplysninger på de personer, som Studievalg har kontakt til.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne varetage kontakten med interessenter mv. Hvor der behandles andre personoplysninger end kontaktoplysninger, vil formålet afhænge af den konkrete sag.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i Studievalgs kontakt med interessenter m.v. er i mange tilfælde databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter Studievalg kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under den offentlige myndighedsudøvelse, som Studievalg har fået pålagt.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, som Studievalg er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete sag kan der også være tale om behandling af andre typer af oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger til de enkelte lokale centre i Studievalg, for at de kan besvare en konkret henvendelse, eller for at de kan bidrage til en konkret sag.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Det afhænger af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra, men personoplysninger stammer typisk fra en person, der henvender sig til Studievalg.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af henvendelser om registreredes rettigheder.

Studievalg modtager henvendelser vedrørende registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, f.eks. om indsigt i Studievalgs behandling af personoplysninger. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare anmodningerne.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare henvendelsen.

Retsgrundlaget for behandling af henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der henvender sig vedrørende registreredes rettigheder.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Videregivelse af personoplysninger
Der videregives ikke oplysninger til andre end den person, der henvender sig.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Kontaktoplysninger stammer fra den person, der henvender sig til Studievalg. Ved andre typer oplysninger afhænger det af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra.

Du har i forbindelse med vejledning valgt at anvende vores beskedservice. Vi opbevarer dine data i tre år. Hvis du ikke længere ønsker at benytte denne service, skal du skrive til databeskyttelse@studievalg.dk Så vil vi stoppe med at sende dig beskeder om deadlines i forbindelse med bl.a. studieoptag.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med deltagelse i EUD praktik.

Der behandles personoplysninger som led i tilmeldingen.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at samarbejde med den tilmeldte erhvervsskole, så de kan kontakte dig i forbindelse med praktikforløbet.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om de tilmeldte til EUD praktik.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler følgende typer af personoplysninger i forbindelse med tilmelding til EUD praktik:

• Gymnasiale baggrund
• Uddannelsestype
• Navn
• E-mail
• Telefon
• Postnummer

Kategorier af modtagere
Vi videregiver dine personoplysninger til den tilmeldte erhvervsskole, hvorpå praktikopholdet skal foregå.

Efter endt praktikforløb kan du blive kontaktet af et analysebureau i forbindelse med evaluering af dit praktikforløb. Evalueringen vil blive brugt til forbedring samt udvikling af EUD praktik.

Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer personoplysningerne i forbindelse med tilmeldingen i op til to år.

Kontakt
Har du spørgsmål kan du kontakte os på eudpraktik@studievalg.dk

Studievalg Danmark kan også behandle personoplysninger i andre situationer end dem, der er beskrevet på disse sider. I sådanne tilfælde vil berørte personer, hvis oplysninger behandles, ofte modtage et særskilt oplysningsbrev med nærmere informationer om behandlingen.