Behandling af persondata

  • >
    Behandling af persondata

Studievalg behandler personoplysninger i en række forskellige situationer for at varetage de opgaver, vi er sat i verden for at løse.

At Studievalg Danmark behandler personoplysninger betyder, at vi som led i vores opgaver får oplysninger om personer, der er identificeret eller kan identificeres. Der kan være tale om såkaldte ’almindelige oplysninger’, f.eks. når vejledningssøgende, skoler, pressen, virksomheder, interesseorganisationer eller andre myndigheder kontakter Studievalg, og der i henvendelsen fremgår kontaktoplysninger, som er nødvendige for, at Studievalg kan vende tilbage til vedkommende. Der kan også være tale om såkaldte ’følsomme oplysninger’, f.eks. oplysninger om en persons helbred, der indgår i en henvendelse til Studievalg, ligesom der kan være tale om andre typer af oplysninger om personer.

Du kan læse nærmere om behandling af personoplysninger i forskellige situationer her:

Booking af tider i centre og satellitter, samt tilmelding til arrangementer

Studievalg behandler personoplysninger, når unge og voksne henvender sig til Studievalg for at få vejledning eller deltage i arrangementer arrangeret af Studievalg.

Studievalg modtager personoplysninger, når unge og voksne booker tid til vejledning eller til arrangementer. Det kan være både via bookingsystem, telefonisk eller via e-mail. Når bookingen er bekræftet sendes en mail til den mailadresse, den vejledningssøgende har opgivet.

Formål og retsgrundlag
Der behandles personoplysninger for at besvare henvendelserne og for at have mulighed for at tage kontakt til den enkelte ved afbud eller lignende.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der kontakter Studievalg. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i henvendelsen.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger til et af de lokale syv vejledningscentre, for at de kan bidrage til at besvare en konkret henvendelse.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til Studievalg.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne slettes 14 dage efter deltagelse i arrangement/vejledning.

Booking af vejledningstid på skolerne

Studievalg behandler personoplysninger, når unge fra uddannelsesstederne henvender sig til Studievalg for at booke tid til vejledning på deres respektive skoler.

Studievalg modtager personoplysninger, når unge booker tid til vejledning. Dette er typisk via bookingsystemet, men kan være også være telefonisk eller via email. Når bookingen er bekræftet sendes en mail til den mailadresse, den unge har opgivet.

Formål og retsgrundlag
Studievalg behandler personoplysninger for at besvare henvendelserne og for at have mulighed for at tage kontakt til den enkelte ved afbud eller lignende.

Derudover behandles der oplysninger for, at den unge kan få godskrevet det fravær, som han/hun måtte have haft for at kunne deltage i booket vejledning.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der kontakter Studievalg.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger (hvor skolerne måtte ønske det) til den respektive skoles fraværsansvarlige omkring den unges fremmøde til vejledningen. Dette gøres for at den unge kan få godskrevet sit fravær. Oplysningerne videregives kun i de tilfælde, at der er samtykke fra den unge hertil.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til Studievalg.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne gemmes ikke.

Undersøgelser, screeninger m.v.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med statistiske undersøgelser.

Studievalg foretager i en række sammenhænge mindre undersøgelser om forhold inden for Studievalgs område. Der behandles personoplysninger som led i undersøgelserne. Personoplysningerne er oftest skjult, således at oplysningerne ikke umiddelbart kan henføres til personer under undersøgelserne.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne gennemføre en undersøgelse om et givent emne – fx evaluering af et arrangement, oplæg eller screening forud for vejledning.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i statistiske undersøgelser er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, og databeskyttelseslovens § 10. I visse tilfælde er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, om samtykke.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om forskellige kategorier af personer, herunder vejledningssøgende, studerende mv.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler forskellige typer af oplysninger som led i statistiske undersøgelser, f.eks. oplysninger relateret til vejledning. Der er i de fleste tilfælde tale om almindelige oplysninger, men Studievalg kan også behandle følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver ikke informationerne.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger kan stamme fra forskellige kilder, f.eks. fra den registrerede person eller fra Danmarks Statistik.

Opbevaring af personoplysninger
Tidsrummet for opbevaring af personoplysninger afhænger af formålet med den konkrete undersøgelse. Oplysninger slettes tidligst muligt, uden at formålet forspildes.

Retten til at trække samtykke tilbage
Når behandlingen er baseret på samtykke fra den registrerede, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte Studievalg herom. Hvis samtykket trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Jobansøgninger

Når du søger job i Studievalg, behandler vi personoplysninger om dig for at finde den bedst egnede ansøger.

Videregivelse af personoplysninger
Når du søger en stilling i Studievalg, skal det ske gennem det elektroniske ansøgningssystem HR-manager. Du bliver i løbet af ansøgningsprocessen bedt om at give dit samtykke til, at dine oplysninger behandles og gemmes i seks måneder.

Din ansøgning vil være tilgængelig for det konkrete ansættelsesudvalg samt for Koncern HR’s medarbejdere. Når du sender en ansøgning til os, vil du få en bekræftelse på mail. I mailen kan du se, hvilken medarbejder i Studievalg, der er ansvarlig for administration af opslaget. Du kan kontakte medarbejderen, hvis du ønsker at vide, hvem der sidder i ansættelsesudvalget.

I sjældne tilfælde, primært i forbindelse med rekrutteringer af lederne, bliver eksterne rekrutteringskonsulenter benyttet. Du vil i den forbindelse blive orienteret om det.

Hvis du accepterer invitation til første ansættelsessamtale, vil dit navn blive gemt i Koncern HR’s journalsystem.

I forbindelse med tilbud om ansættelse vil du også blive bedt om at udfylde og aflevere et oplysningsskema. Dette skema bliver delt med ansættelsesudvalget. Desuden accepterer du, at din ansøgning, inkl. bilag og dit cpr.nr., bliver gemt i vores ESDH-system, hvis vi tilbyder dig ansættelse.

Det bemærkes, at Koncern HR efter ovenstående retningslinjer gemmer din ansøgning inkl. bilag i sin helhed uden skelen til, om der er angivet følsomme oplysninger i dokumenterne.

Hvis du har gjort brug af fortrinsretten for handicappede iht. bekendtgørelse af lov om kompensation til handicappede i erhverv mv., vil dit navn, din ansøgning, inkl. bilag, samt forhandlingen med jobcenteret blive gemt i vores ESDH-systemer

EFTER ANSÆTTELSE

Internt
•Ledelsen for den konkrete medarbejder
•Økonomifunktionerne af budgetmæssige hensyn
•Den mTIME-ansvarlige i Studievalg Danmark af hensyn til korrekt tidsregistrering.

Eksternt
•Andre myndigheder, f.eks. Statens Administration (Lønudbetaling), Moderniseringsstyrelsen og andre ministerier (ressortændringer), SKAT, Udbetaling Danmark, samt jobcentre i kommunerne og andre forvaltninger i kommunerne (i forbindelse med dagpengerefusioner og ansættelse på særlige vilkår), ATP, NemKonto, Arbejdsmarkedets Feriefond, Feriekonto, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Arbejdsmarkedets Elevrefusion, den statslige Fleksjobordning (i forbindelse med ansatte i fleksjob) og den statslige barselsfond.
•Anden aktør iht. beskæftigelseslovgivningen
•Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber
•Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer
•Tjenestemændenes Låneforening (kun tjenestemænd med lån hos Låneforeningen)
•Kammeradvokaten (i forbindelse med juridisk bistand).

Formålet med behandlingen af personoplysninger og retsgrundlag
Formålet med at behandle personoplysninger er at ansætte den bedst egnede ansøger i stillingen. Hvis du ansættes som medarbejder, behandler vi personoplysninger, fordi vi skal kunne dokumentere en korrekt behandling af det ansættelsesmæssige forhold.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. – c., art. 9, stk. 2, litra a. og f., samt databeskyttelsesloven §§ 6 og 11-12.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger, CV, karakterer og andre almindelige oplysninger, som indgår i ansøgningen. Studievalg behandler endvidere følsomme oplysninger om helbred hos handicappede ansøgere, der påberåber sig fortrinsret iht. bekendtgørelse af lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v. Koncern HR behandler endelig oplysning om cpr.nr., hvis der fremsendes ansættelsestilbud

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysningerne stammer fra dig som ansøger. Hvis vi indhenter en reference på dig, sker det altid efter udtrykkeligt samtykke fra dig.

Opbevaring af personoplysninger
Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold omfattet af artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen kan finde sted, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller kollektive overenskomster.

Ved ansættelse i Studievalg oprettes en personalesag hos Koncern HRs journalsystem, hvor dokumenter af relevans for ansættelsesforholdet journaliseres.

Der behandles i vid udstrækning almindelige oplysninger, men også i mindre grad følsomme oplysninger, eksempelvis i forbindelse med tjenestemandslån, anmeldelse af tillidsrepræsentanter, indgåelse af § 56-aftaler mv.

Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har du som udgangspunkt ret til at:
• få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om dig
• få urigtige oplysninger om dig rettet
• i sjældne tilfælde at få personoplysninger om dig slettet

Kontakt med skoler, presse, virksomheder, interesseorganisationer, andre myndigheder m.v.

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med kontakten med Studievalgs interessenter mv.

Studievalg har en bred kontakt med bl.a. skoler, pressen, virksomheder, interesseorganisationer og andre myndigheder. Kontakten indebærer behandling af personoplysninger, bl.a. kontaktoplysninger på de personer, som Studievalg har kontakt til.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne varetage kontakten med interessenter mv. Hvor der behandles andre personoplysninger end kontaktoplysninger, vil formålet afhænge af den konkrete sag.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i Studievalgs kontakt med interessenter m.v. er i mange tilfælde databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter Studievalg kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under den offentlige myndighedsudøvelse, som Studievalg har fået pålagt.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, som Studievalg er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete sag kan der også være tale om behandling af andre typer af oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger
Studievalg videregiver i visse tilfælde personoplysninger til de enkelte lokale centre i Studievalg, for at de kan besvare en konkret henvendelse, eller for at de kan bidrage til en konkret sag.

Hvor kommer personoplysningerne fra?
Det afhænger af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra, men personoplysninger kan stammer typisk fra en person, der henvender sig til Studievalg.

Henvendelser om registreredes rettigheder

Studievalg behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af henvendelser om registreredes rettigheder.

Studievalg modtager henvendelser vedrørende registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, f.eks. om indsigt i Studievalgs behandling af personoplysninger. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare anmodningerne.

Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare henvendelsen.

Retsgrundlaget for behandling af henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.

Kategorier af registrerede personer
Studievalg behandler personoplysninger om den person, der henvender sig vedrørende registreredes rettigheder.

Kategorier af personoplysninger
Studievalg behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Videregivelse af personoplysninger
Der videregives ikke oplysninger til andre end den person, der henvender sig.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Kontaktoplysninger stammer fra den person, der henvender sig til Studievalg. Ved andre typer oplysninger afhænger det af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra.

Andre situationer

Studievalg Danmark kan også behandle personoplysninger i andre situationer end dem, der er beskrevet på disse sider. I sådanne tilfælde vil berørte personer, hvis oplysninger behandles, ofte modtage et særskilt oplysningsbrev med nærmere informationer om behandlingen.

Copyright © 2020 Studievalg Danmark - All Rights Reserved